5 ieteikumi veiksmīgam attālinātajam auditam

Attālinātā audita process būs tāds pats kā klātienes audits. Uzņēmuma personālam ir jābūt pieejamam visa audita laikā. Uzņēmuma vadībai ir jābūt pieejamai audita sākuma un noslēguma sapulcēs, kā arī audita laikā, kad rodas jautājumi. Pirms audita noteikti informējiet uzņēmuma darbiniekus par audita norises plānu, tādējādi atvieglojot audita gaitu.

1. Audita plānošana

Plānojot auditu, sadarbojieties ar sertifikācijas iestādi un ņemiet vērā jūsu uzņēmuma darbinieku vajadzības. Parūpējieties par tehnisko nodrošinājumu (datortehnika, mikrofons, video kamera), lai  darbiniekiem būtu ērti piedalīties auditā. Deleģējiet kādu no darbiniekiem būt par audita asistentu, kurš var rūpēties par to, lai audits noritētu raiti un atbalstītu vajadzīgo dokumentu un citu pierādījumu sagādāšanā .

Deleģējiet kādu no darbiniekiem, kas uzrauga nepārtrauktu video tiešraides nodrošināšanu audita laikā. Galvenais uzdevums būs atbalstīt audita dalībniekus, pārnesot video  filmēšanas tehniku (datoru, kameru, telefonu, u.c) pārvietojoties pa ražošanas, noliktavas vai citām telpām.  Pārliecinieties par to vai visās uzņēmuma telpās ir pieejams Wi-Fi signāls. Šī darbinieka pārziņā būtu risināt jautājumus, kas saistīti ar tehniskajiem jautājumiem, lai auditu būtu iespējams nodrošināt bez tehniskiem pārtraukumiem.

Pārliecinieties, ka darbinieku konfidenciālitātes jautājumi (pieeja informācijai) ir atrisināti pirms audita.

2. Tehniskie jautājumi

Pārbaudiet, kurās vietās uzņēmumā Wi-Fi bezvada interneta signāls ir stiprāks, kurās – vājāks. Piefiksējiet to un nodrošiniet, ka audita laikā darbinieki auditam pieslēdzas no uzņēmuma telpām, kurās ir stiprs Wi-Fi signāls.

Iekārtojiet audita norises telpu, līdzīgi kā  tas notiktu klātienes audita laikā. Telpā ir jānodrošina atbilstoša tehnika audita norisei.

Deleģējiet kādu no darbiniekiem, kas atbildēs par IT tehniskajiem jautājumiem visa audita laikā, lai efektīvi novērstu  un atrisinātu  tehniskās problēmas, ja tādas rastos audita norises laikā.

Plānojiet laicīgi, kā tiks nodrošināta pieeja vajadzīgajiem dokumentiem:

• Ieskenējiet vajadzīgos dokumentus pirms audita, lai būtu droši, ka elektroniskā versija ir pieejama;
• Izveidojiet vietni datotā, kur auditors viegli varēs piekļūt vajadzīgajiem dokumentiem;
• Ja iespējams, nodrošiniet auditoram tiešu pieeju vietnei, kurā atrodas auditam paredzētie dokumenti. Nodrošiniet nepieciešamās paroles.

Apsveriet rezerves platformu, kurā novadīt auditu, ja primārā tehnoloģiskā platforma nestrādā. Kā arī variet sagatavot rezerves tehnikas vienības kuras izmantot, lai turpinātu auditu tehnisku problēmu gadījumā – rezerves datorus, viedtālruņus, alternatīvas komunikācijas platformas. Pārliecinieties, ka ierīces ir pilnībā uzlādētas pirms audita.

3. Izmēģinājuma audita norise

Pāris dienas pirms audita izspēlējiet audita norisi. Sazvanieties ar kolēģiem un ārējām personām caur izvēlēto platformu, lai pārliecinātos par sakaru kvalitāti.

Veiciet:

• Video kvalitātes novērtēšanu, izmantojot paredzēto tehniku, Wi-Fi signālu. Nosakiet zonas, kur pazūd Wi-Fi signāls, traucē trokšņi un var rasties citas problēmas. Apspriediet visus problemātiskos jautājumus ar sertifikācijas iestādi.
• Izmēģiniet video intervijas ar darbiniekiem.
• Izvērtējiet riskus, kas var rasties attālinātā audita laikā, īpašu vērību pievēršot augsta riska zonām darbinieku un viesu fiziskās un veselības drošības kontekstā. Izvērtējiet darbinieku drošības, kas var tikt ietekmēt negatīvi audita laikā, piemēram, iespēja pakrist, pārvietojoties ar kameru pa uzņēmuma telpām.
• Izmantojiet līdzšinējo pieredzi, izvērtējot, kas audita laikā varētu “noiet greizi”un sagatavojiet rezerves plānu šādiem gadījumiem.
• Pārbaudiet, vai visās auditējamajās telpās ir pietiekams apgaismojums.
• Nosakiet, kuras uzņēmuma telpās nav Wi-Fi signāls vai citas problēmas, un nav iespējams veikt tiešsaistes auditu. Izplānojiet kā notiks audita veikšana šajās zonās, ja tas nepieciešams.

4. Nodrošini pieeju vajadzīgajiem dokumentiem

Auditoru komanda identificēs nepieciešamo dokumentu sarakstu un veiks to pieprasījumu pirms audita,  lai uzņēmums var sagatavoties un  nodrošināt vieglu pieejamību audita laikā.

Pirms audita pārliecinieties, ka auditoru komanda var piekļūt dokumentiem un komunikācijas platforma strādā. Pārbaudiet, lai pēc audita tiek noņemtas pieejas auditoru komandai, nodrošinot dokumentu konfidencialitāti.

5. Novērojumi attālināta audita kvalitātes uzlabošanai

Audita procesa laikā piefiksējiet visas atziņas, kas varētu noderēt nākotnē, lai uzlabotu audita norises efektivitāti.

Izvērtējiet komunikācijas platformas, ierīču darbības sniegumu audita laikā un pārskatiet plānošanas soļus, kas izdevās veiksmīgi un ko būtu jāuzlabo. Pielāgojiet plānošanas soļus pēc nepieciešamības, lai nākamais audits noritētu veiksmīgāk. Iespējams būtu vērtīgi nodrošināt apmācības uzņēmuma personālam par attālinātā audita norises procesu.

Neatkarīgi no tā vai audits tiek veikts klātienē vai attālināti, galvenie audita rezultāti būs tādi paši kādi tie būtu klātienes auditā. Veiciet korektīvās darbības, ja nepieciešams un izveidojiet preventīvo aktivitāšu plānu, lai neatbilstība vairs neatkārtotos. Sniedziet atgriezenisko saiti personālam par notikušo auditu, izceļot pozitīvos audita rezultātus.